8 tipp, hogy spóroljunk a cégnél nyomtatáskor

A cégek többségénél látható az őszinte igyekezet a nyomtatási költségek hatékony csökkentésére. A megtakarítások azonban sokszor nem felelnek meg a befektetett erőfeszítésnek, és hasonló feltételek mellett a társaságok eltérő eredményeket érnek el. Tehát hol hibáznak egyes cégek, vagy pontosabban mondva, hogyan lehet megtakarítani a nyomtatáson?

A társaságok tisztában vannak azzal, hogy a tonerek, tintapatronok, irodai papír, a berendezések működéséhez szükséges energia, a nyomtatók szervizelése illetve a papírok archiválása vagy ellenkezőleg, azok megsemmisítése évente jelentős összeget tesznek ki, amit sokkal értelmesebb módon is befektethetne a cég. Nem csoda tehát, ha a vállalatok próbálkoznak megtakarításokat elérni különféle intézkedések meghozatalával, beleértve a munkavállalók motiválását is. Mint kiderült, a szép szó és különböző motivációs szórólapok gyakorlatilag nem hoztak semmilyen pozitív eredményt a nyomtatási költségek csökkentésében.

Valamivel sikeresebbnek bizonyultak azok a cégek, amelyek nem támaszkodtak kizárólag az alkalmazottaikra, és a „papírmentes irodához“ szoftverrel indultak harcba, amely helyettesítette a dokumentumok papíros nyilvántartását, és lehetővé tette, hogy az alkalmazottak bárhonnan hozzáférjenek a dokumentumokhoz. Meglepő módon a papírmentes irodák sem garantálják a sikert, mert a legtöbb pénzt azok a cégek takarították meg, akik hozzáállása szigorúbb volt és számos intézkedést vezettek be. Mi kiválasztottuk ezek közül a leghatékonyabbakat, amelyek bármelyik cégnél alkalmazhatók.

1. Cserélje ki a kicsi nem hatékony nyomtatókat egy központira

A nyomtatási költségek csökkentésének receptje az lehet, ha a drága fogyóeszközöket igénylő öregebb nyomtatókat lecseréli modernebb és takarékosabb nyomtatókra. Ugyanakkor több nyomtató még mindig sok fogyóeszközt jelent, így ideális lesz egy központi nyomtatóval rendelkezni és nyomtatni a számítógépes hálózaton keresztül. Ezen kívül, ha a nyomtatót a felelős alkalmazotthoz helyezi el, akkor a megtakarítás biztos.

2. Kísérje figyelemmel a nyomtatási feladatokat

A modern nyomtatók növelhetik a megtakarítást azzal, hogy megfigyelik, hogy az egyes felhasználók vagy részlegek mit nyomtatnak, és ha szükséges, akkor csak a jóváhagyott típusú nyomtatást engedélyezik. Ezen felül, ha az alkalmazottak tudomására hozza, hogy ilyen megfigyelést tervez rendszeres időközökben végrehajtani, akkor akár fogadhatunk is, hogy a nyomtatási költségek akár több tíz százalékkal is csökkenhetnek.

3. Küszöbölje ki a tévedéseket, többe kerülnek a cégnek, mint gondolná

Tévedni emberi dolog és egyikünk sem tökéletes, de a tévedéseket nézni kell másoldalról is, pénzügyi szempontból. Például, ha csak egy oldalt szeretne kinyomtatni a 15 oldalas dokumentumból, de megtéved és kinyomtatja az egész dokumentumot, vagyis szükségtelenül 14 lap irodai papírból úgyn. piszkozat papírt csinál. Nagyobb cégeknél ezek a tévedések ezer oldalakat is elérhetnek, amelyek céltalanul növelik az irodai papír és tonerfogyasztást.

4. A tévedéseken kívül foglalkozzon a feledékenységgel is

Amikor a fentiekben említettük az emberi tévedéseket, rájöttünk, hogy helyénvaló megemlíteni a feledékenységet is. Ugyanis a stressz és kemény munkatempó miatt az alkalmazottak elfelejthetik, hogy a dokumentumokat már egyszer kinyomtatták. Megoldás lehet az, ha a nyomtatási feladatokat a szerverre küldik, ahol sorban várakoznak és csak abban a pillanatban nyomtatja ki a feladatokat, amikor az alkalmazott a nyomtatóhoz érkezik és megerősíti a nyomtatást gombnyomással.

5. A betűtípusok és oldalmargók látszólag elhanyagolható részletek, de hatékonyak

A nyomtatási költségek csökkentésének egyszerű, de bevált módszerei között szerepel a betűméret kicsinyítése. Ha a betűméret beállítása kéz a kézben jár az oldalmargók beállításával, akkor egészen érdekes pénzbeli megtakarítással számolhat. Azonban még maradjunk kicsit a betűtípusnál.  

6. Ne hagyja észrevétlenül a betűtípust

Lehet csodálkozni fog, de már két egyszerű egérkattintás elegendő arra, hogy spóroljon a tonerrel vagy tintával. A leggazdaságosabb betűtípusok közé tartoznak a Century Gothic, Calibri vagy Garamond, míg az Arial vagy a Tahoma a legtöbb tintát használják el.

7. Spóroljon az irodai papírral

Ha azon gondolkodik, hogy lehetne a cégnél a nyomtatáson spórolni, akkor figyelmét nem szabad, hogy elkerülje az irodai papír grammsúlya. Szokványos nyomtatási feladatokhoz használjon klasszikus irodai papírt alacsonyabb grammsúllyal, különleges alkalmakkor (reprezentatív anyagok nyomtatása stb.) pedig válassza a magasabb grammsúlyú drágább papírt.

8. A kétoldalas nyomtatás magától értetődő

A tippek listáján nem hiányozhat a duplex, vagy ha így jobban tetszik, kétoldalas dokumentum nyomtatás, amellyel hírneves cégek tapasztalata szerint akár 40%-os megtakarítás is elérhető a papírköltségben. A spórolási igyekezetekben megfontolandó a fekete-fehér nyomtatás is vagy a nyomtatás alacsonyabb minőségben.