Mikor van szükség iratmegsemmisítőre az irodában?

A kényelmes kommunikáció az emberekkel szerte a világon és a rendelkezésre álló adatok hatalmas adatbázisa csupán egy apró darabja a jelenkor előnyeinek színes mozaikjából. Vannak azonban bizonyos negatívumok is. A digitális korszak kedvez a fizetési kártyák, az online bankolás vagy az érzékeny adatokat tartalmazó adatbázisok elleni kifinomult támadásoknak. Szerencsére az említett biztonsági kockázatok viszonylag egyszerűen kiküszöbölhetők, és adatai biztonságáról nagyrészt Ön is maga dönthet.

A nagyvállalatok, de a közepes vagy akár a kis családi vállalkozások sem felejtenek el beruházni a vállalati laptopok és asztali számítógépek biztonságába. Örömünkre szolgálhat azonban az a tény, hogy a vállalatok egyre inkább hasonló figyelmet fordítanak a nyomtatók biztonságára is, amelyeket a múltban csak minimálisan védtek. A nyomtatók ezért gyakran váltak kibertámadások célpontjává.

Az Európai Parlament és a Tanács (EU) 2016/679 rendelete, közismert nevén GDPR (General Data Protection Regulation), szigorúbb követelményeket vezetett be az érzékeny információk védelmére. Ezért a számítógépeken vagy nyomtatókban tárolt bizalmas információk védelme még nagyobb prioritássá vált a vállalatok számára. Az adatok védelme azonban nem lenne teljesen teljes, ha nem fordítanának ugyanolyan figyelmet a papíron található információkra. És ezekből minden vállalatnál, az erős digitalizáció ellenére is, biztosan több mint elég van.

A megoldást az iratmegsemmisítő kínálja

Minden vállalat érzékeny információkkal dolgozik, amelyek semmiképpen sem kerülhetnek illetéktelen kezekbe vagy a konkurenciához.Megemlíthetjük a könyvelést, az üzleti szerződések másolatait, árajánlatokat, munkaszerződéseket és számos egyéb személyes vagy üzleti adatot, amelyek Önre, ügyfeleire, üzleti partnereire vagy alkalmazottaira vonatkoznak.

Ugyanakkor nagyon naiv lenne azt gondolni, hogy az ilyen bizalmas információk nem igényelnek megfelelő kezelést. Természetesen megkövetelik, mégpedig az archiválásuk kezdetétől egészen a teljes végéig. Ha tehát egyszer úgy dönt, hogy megsemmisíti őket, semmiképpen sem jó megoldás néhány darabra tépni és a szemétbe dobni. Az ideális megoldás egy iratmegsemmisítő, amely a papírt több száz apró darabra vágja. Biztos lehet benne, hogy ezeket már senki sem tudja összerakni, így az érzékeny információk kiszivárgása szóba sem jöhet.

Nemcsak papírt lehet iratmegsemmisíteni

Az iratmegsemmisítők, sok más irodai technikai eszközhöz hasonlóan, olyan sokoldalúsággal rendelkeznek, amely széles körű lehetőségeket kínál. A gyakorlatban például dönthet tintasugaras vagy lézernyomtatók mellett, és iratmegsemmisítő esetén egyáltalán nem kell megmaradnia kizárólag az egyes papírlapok megsemmisítésénél. A modern iratmegsemmisítők ugyanis sokkal többre képesek. Egyes modelleknek köszönhetően könnyedén megbirkózik a CD-lemezek, hitelkártyák vagy akár floppy lemezek széttépésével is. A papírmegsemmisítő számára még a tűzőgéppel vagy gemkapoccsal összefogott irodai dokumentumok sem jelentenek problémát.

Az ügyfél szemszögéből nézve az irodai iratmegsemmisítő kiválasztását nagyban befolyásolhatja az a védelmi szint, amelyet ez a készülék képes nyújtani. Ez azt jelenti, hogy az iratmegsemmisítőt aszerint kell kiválasztania, hogy az aprítás során milyen kis darabokra képes felaprítani az érzékeny információkat tartalmazó dokumentumokat. A katonai vagy kormányzati dokumentumok logikusan más fokú titkosítást igényelnek, a vállalatiak pedig megint mást. Annak érdekében, hogy jobban eligazodjon ebben a témában, rövid áttekintést nyújtunk a minősítési szintekről.

A megfelelő iratmegsemmisítő kiválasztásáról szabvány is dönthet

Általánosságban az adathordozók, beleértve a papírt is, megsemmisítését a DIN 66399 szabvány szabályozza.

A DIN 66399 szabványban 7 biztonsági szint van meghatározva a különböző anyagbesorolásokhoz (P-1-től P-7-ig). A titkosítási fokozatokon belül pedig, ahogyan azt már jeleztük, a részecskék mérete és a ledarált anyag rekonstruálhatóságának lehetősége szerint tesznek különbséget. A titkosítás foka szerint, illetve A részecskék mérete alapján tehát megállapíthatja, hogy melyik iratmegsemmisítő felel meg az Ön igényeinek. Végezetül már csak annyit teszünk hozzá, hogy minél magasabb a titkosítási fokozat, annál magasabb a biztonsági szint és annál kisebb a ledarált papírrészecskék mérete.

P-1 védelmi szint

Ajánlott általános dokumentumokhoz, érzékeny adatok nélkül. A megsemmisített adatok rekonstruálása szakmai ismeretek nélkül is lehetséges, de időigényes. Az aprított papír részecskéinek felülete legfeljebb lehet. 2 000 mm² vagy a szalagok szélessége legfeljebb lehet 12 mm. A szalagok hossza korlátlan.

P-2 védelmi szint

Alkalmas alapvető dokumentumokhoz, amelyek néhány kevésbé védett adatot tartalmaznak (pl. cím). A ledarált adatok rekonstrukciója csak segédeszközök használatával lehetséges, azonban továbbra is időigényes. Az aprított papír részecskéinek felülete legfeljebb lehet. 800 mm² vagy a szalagok szélessége legfeljebb lehet. 6 mm, a szalagok hossza korlátlan.

P-3 védelmi szint

Ideális érzékenyebb információkat tartalmazó belső dokumentumokhoz. Az adatok helyreállítása sok erőfeszítést és pénzügyi forrást igényelne. Az aprított papír részecskéinek felülete legfeljebb lehet. 320 mm² vagy a szalagok szélessége legfeljebb lehet 2 mm. A szalagok hossza korlátlan.

P-4 védelmi szint

Bizalmas dokumentumokhoz készült (pl. bankszámlakivonatok). A megsemmisített adatok helyreállításához olyan berendezések használatára lenne szükség, amelyekkel speciális egységek rendelkezhetnek. Az aprított papír részecskéinek felülete legfeljebb lehet. 160 mm² vagy a szalagok szélessége legfeljebb lehet 6 mm.

P-5 védelmi fokozat

Alkalmas bizalmas és stratégiai dokumentumokhoz.

A megsemmisített adatok helyreállítása nagyon valószínűtlen. Az aprított papír részecskéinek felülete legfeljebb lehet. 30 mm² vagy a szalagok szélessége legfeljebb lehet 2 mm.

P-6 védelmi szint

Magas védelmi szintű bizalmas dokumentumokhoz használatos (alkalmas biztonsági szervek, jogi és vállalati iratok számára a legmagasabb prioritással).

A megsemmisített adatok helyreállítása kizárt. Az aprított papír részecskéinek felülete legfeljebb lehet. 10 mm² és a szalagok szélessége legfeljebb lehet 1 mm.

P-7 védelmi fokozat

A legmagasabb szintű titkosítási szabvány, amely szigorúan titkos információkat tartalmazó dokumentumokhoz alkalmas. A megsemmisített iratok helyreállítása szóba sem jöhet. Az aprított papír részecskéinek felülete legfeljebb lehet. 5 mm² és a szalagok szélessége legfeljebb lehet. 1 mm.