Hogyan tegye meg az első lépést a papírmentes iroda felé?

Önnek is az az érzése, hogy a vállalatnál gyorsabban halmozódnak a papírok, mint ahogy rendszerezni tudná őket? Számlák iratrendezőkben, szerződések fiókokban, szállítólevelek az asztalon, és fontos dokumentumok, amelyeket senki sem talál meg éppen akkor, amikor szükség lenne rájuk? Éppen ezért egyre több vállalat tér át a papírmentes irodára. A dokumentumok digitalizálása ma már nem bonyolult és nem is költséges, mégis meglepően sok időt és helyet takaríthat meg.

Mit nem szükséges ma már papíron kezelni?

Sok vállalat a papírmentes iroda fogalmát kizárólag a számlák szkennelésével azonosítja. Valójában sokkal több folyamat digitalizálható, mint azt elsőre gondolnánk.

• Számlák és szerződések – a digitális archívum áttekinthetőbb, mint a megtelt iratrendezők
• Szállítólevelek és megrendelések – egyszerű tárolás és gyors visszakeresés
• Átadás-átvételi jegyzőkönyvek – aláírás közvetlenül tableten vagy telefonon
• Útmutatók és belső eljárások – nyomtatott mappák helyett elegendő egy QR-kód
• Eszköznyilvántartás – számítógépek, nyomtatók vagy szerszámok címkével jelölhetők
• Dokumentumarchiválás – kevesebb papír és több hely az irodában

A papírmentes iroda a dokumentumoknál kezdődik

Az első lépés a papíralapú dokumentumok digitális formába történő átalakítása. A számlák, szerződések, megrendelések, ajánlatok vagy HR-dokumentumok néhány másodperc alatt beszkennelhetők egy dokumentumszkenner segítségével, majd biztonságosan tárolhatók a számítógépen vagy a vállalati rendszerben.

A dokumentumok digitalizálásának köszönhetően megszűnik az időigényes archívumkeresés, és a szükséges információk szinte azonnal rendelkezésre állnak. A modern dokumentumszkennerek ráadásul képesek a kétoldalas szkennelésre, az automatikus lapadagolásra és nagyobb mennyiségű dokumentum gyors archiválására is.

Egyetlen QR-kód egy teljes iratrendezőt helyettesíthet

Túlzásnak hangzik? Valójában elegendő egy QR-kódot elhelyezni egy iratrendezőn, dobozon vagy polcon, és annak beolvasása után a munkatárs közvetlenül hozzáfér a rendszerben tárolt dokumentumokhoz.

• eszközhasználati útmutatók
• szervizdokumentáció
• garanciajegyek
• biztonsági előírások
• fotódokumentáció
• belső vállalati dokumentumok

A papírok keresgélése helyett elegendő elővenni a telefont, és néhány másodperc alatt minden kéznél van. Az ehhez hasonló egyszerű megoldások gyakran a legnagyobb időmegtakarítást eredményezik.

Rend, amely időt takarít meg

A papírmentes iroda nem csupán a szkennelésről szól. Ugyanilyen fontos a dokumentumok, mappák, archívumok és raktárterületek megfelelő rendszerezése.

Ezért használ sok vállalat címkenyomtatókat, amelyek lehetővé teszik a gyors és professzionális jelölést:

• iratrendezők és archiváló dobozok
• polcok és raktári helyek
• vállalati eszközök
• berendezések és tartozékok
• fiókok és tárolóhelyek

Egy egyszerű címke gyakran több időt takarít meg, mint azt a legtöbben gondolnák.

Amikor másodpercek alatt kell megtalálni egy dokumentumot

A vállalatok egyre gyakrabban használnak QR-kódokat és vonalkódokat. A dokumentumok, eszközök és készletek egyszerűen nyilvántarthatók és gyorsan visszakereshetők.

A vonalkódolvasókkal együtt használva gyors és hatékony nyilvántartási rendszert kapunk, amely kiküszöböli a kézi adatbevitel szükségességét.

Ez a megoldás nemcsak a raktárakban és a logisztikában hasznos, hanem irodákban, könyvelési osztályokon, archívumokban és gyártóvállalatoknál is.

Kis változás, nagy különbség

A papírmentes irodára való átállás nem egyik napról a másikra történik. Sok vállalat fokozatosan kezdi:

• az új dokumentumok digitalizálásával
• az elektronikus archiválás bevezetésével
• a dokumentumok és eszközök címkékkel történő jelölésével
• a QR-kódok és vonalkódok használatával
• a felesleges nyomtatás csökkentésével

Ha nagyobb áttekinthetőséget szeretne a dokumentumok, a készletek és a vállalati adminisztráció terén, segítséget nyújthatnak a öntapadó címkék, amelyek szinte minden irodában és raktárban hasznosak.

A papírmentes iroda nem csupán modern trend. Egy praktikus megoldás a mindennapi munka egyszerűsítésére, a dokumentumok gyorsabb visszakeresésére és a felesleges papírkáosz megszüntetésére. Minél hamarabb kezdi el, annál hamarabb érezni fogja a különbséget.

Bára a CDRmarket