Hogyan tegyük meg az első lépést a papírmentes iroda felé?

Önnek is az az érzése, hogy a cégnél gyorsabban halmozódnak a papírok, mint ahogy szét tudná válogatni őket? Számlák a dossziékban, szerződések a fiókokban, szállítólevelek az asztalon és fontos dokumentumok, amelyeket senki sem talál meg éppen akkor, amikor szükség van rájuk? Éppen ezért egyre több vállalat tér át a papírmentes irodára. A dokumentumok digitalizálása ma már nem bonyolult és nem drága, mégis meglepően sok időt és helyet takaríthat meg.

Mit nem kell ma már papíron intéznie?

Sok vállalat a papírmentes iroda fogalma alatt csupán a számlák szkennelését érti. Valójában sokkal több folyamat digitalizálható, mint azt első pillantásra gondolnánk.

• Számlák és szerződések – az elektronikus archívum áttekinthetőbb, mint a tele iratrendezők
• Szállítólevelek és megrendelések – egyszerű tárolás és gyors keresés
• Átadási jegyzőkönyvek – aláírás közvetlenül tableten vagy telefonon
• Útmutatók és belső eljárások – a kinyomtatott mappák helyett elég egy QR-kód
• Eszköznyilvántartás – a számítógépeket, nyomtatókat vagy szerszámokat címkével lehet megjelölni
• Dokumentumok archiválása – kevesebb papír és több hely az irodában

A papírmentes iroda a dokumentumoknál kezdődik

Az első lépés a papíralapú dokumentumok elektronikus formába történő átalakítása.

Számlák, szerződések, megrendelések, ajánlatok vagy személyzeti dokumentáció néhány másodperc alatt beszkennelhetők dokumentumszkenner segítségével, és biztonságosan elmenthetők a számítógépre vagy a vállalati rendszerbe.

A dokumentumok digitalizálásának köszönhetően nincs szükség hosszas keresésre az archívumokban, és a szükséges információk gyakorlatilag azonnal rendelkezésére állnak. A modern dokumentumszkennerek ráadásul képesek a kétoldalas szkennelésre, a dokumentumok automatikus adagolására, valamint nagyobb mennyiségű papír gyors archiválására.

Egy QR-kód egy egész irattartót helyettesíthet

Túlzásnak hangzik? Valójában elég felragasztani a QR-kódot az iratrendezőre, dobozra vagy polcra, és annak beolvasása után a munkatárs közvetlenül a rendszerben tárolt dokumentumokhoz jut.

• készülékhasználati útmutatók
• szervizdokumentáció
• jótállási jegyek
• biztonsági utasítások
• fotódokumentáció
• belső vállalati dokumentumok

A papírok keresése helyett elég elővenni a telefont, és néhány másodpercen belül minden kéznél van. Gyakran éppen az ilyen egyszerű megoldások hozzák a legnagyobb időmegtakarítást.

Rend, amely időt takarít meg

Papírmentes iroda nem csak a szkennelésről szól. Fontos a dokumentumok, mappák, archívumok és raktárhelyiségek rendszerezése is.

Ezért sok vállalat címkenyomtatókat használ, amelyek lehetővé teszik a gyors és professzionális jelölést:

• iratgyűjtők és archiváló dobozok
• polcok és raktári helyek
• vállalati vagyon
• technikai eszközök és tartozékok
• fiókok és tárolóhelyek

Egy egyszerű címke gyakran több időt takarít meg, mint azt a legtöbben gondolnák.

Amikor néhány másodperc alatt kell megtalálnia egy dokumentumot

A vállalatoknál egyre gyakrabban használnak QR-kódokat és vonalkódokat. Dokumentumok, vagyon vagy készletek egyszerűen nyilvántarthatók, majd néhány alatt visszakereshetők

pillanatok. A vonalkódolvasókkal együtt gyors és hatékony nyilvántartási rendszert kap, az adatok hosszas átírása nélkül.

Ez a megoldás nemcsak a raktárakban és a logisztikában használható, hanem irodákban, könyvelési osztályokon, archívumokban vagy gyártó vállalatoknál is.

Kis változás, nagy különbség

A papírmentes irodára való átállásnak nem kell egyetlen nap alatt megtörténnie. Sok vállalat fokozatosan kezdi:

• új dokumentumok digitalizálásával
• az elektronikus archiválás bevezetésével
• a dokumentumok és eszközök címkékkel történő megjelölésével
• QR-kódok és vonalkódok használatával
• a felesleges nyomtatás korlátozásával

Ha nagyobb áttekintést szeretne kapni a dokumentumok, a készlet és a vállalati adminisztráció felett, segítségére lehetnek a öntapadós címkék is, amelyek szinte minden irodában és raktárban megtalálják a felhasználásukat.

Papírmentes iroda nem csak modern trend. Ez egy praktikus módja annak, hogy egyszerűsítse a mindennapi munkát, felgyorsítsa a dokumentumok keresését, és megszabaduljon a felesleges papíralapú káosztól. Minél hamarabb elkezdi, annál hamarabb érezni fogja a különbséget.

Bára a CDRmarkettől