10 tipp, hogyan csökkenthetők a nyomtatási költségek és a papírfelhasználás az iskolákban

A jelenlegi gazdasági helyzetben minden iskola igyekszik megtalálni a módját annak, hogyan takaríthat meg költségeket anélkül, hogy veszélyeztetné az oktatási színvonalat. Az anyagforrások természetesen az első helyet jelentik, ahol a pénzmegtakarítás lehetőségeit keresik. Egy iskolában évente akár 1 millió papírlapot is felhasználnak (a fénymásolás nincs beleszámítva). Hogyan lehet ezt megelőzni?Bemutatunk Önnek 10 módot, hogyan oldhatja meg ezt a problémát!




1) Válasszon gazdaságos nyomtatót

Könnyű a gyártók sebességre és minőségre vonatkozó állításai alapján nyomtatót választani, de ha csökkenteni szeretné a költségeket, más funkciókat is figyelembe kell vennie. Először meg kell vizsgálnia, mennyire drága a tintapatronok cseréje, és hogy elérhetők-e nagy kapacitású változatok. A szabványos kazetták kevesebbe kerülhetnek a kezdeti költségek szempontjából. A nagy kapacitású kazetták azonban lehetővé teszik, hogy több oldalt nyomtasson, és az iskolák számára, ahol naponta nagy mennyiségű nyomtatásra van szükség, a nagy kapacitású kazetták akár kb. 30%-kal olcsóbbak is lehetnek. Színesnek kell lennie, vagy elegendő egy fekete-fehér nyomtató? Ezek nemcsak olcsóbbak a vásárláskor, hanem pénzt is megtakarítanak Önnek a tintapatronok cseréje során. Ezenkívül mennyire energiahatékony a nyomtató? Az alacsonyabb energiafogyasztású nyomtató pénzt takarít meg iskolájának a villanyszámlákon. 

További tanácsokat a nyomtatási igényeinek megfelelő nyomtató kiválasztásához cikkünkben talál - Hogyan válasszuk ki a legjobban az otthoni és irodai nyomtatót?

2) Hasonlítsa össze a papír minőségét a dokumentum minőségével

Az erős, kiváló minőségű papírok tintasugaras és lézernyomtatókhoz nagyszerűek, ha benyomást szeretne kelteni, de a mindennapi használatuk nem költséghatékony. A papír különböző minőségekben kapható, általában 60 g/m2-től 160 g/m2-ig. Bár a 60 g/m2 súlyú papír nem nyújt olyan tiszta eredményt, mint a magasabb kategóriájú papírok, a legtöbb iskolai mindennapi nyomtatáshoz teljesen elegendő, és a beszerzése sokkal olcsóbb. Kutatási szempontból inkább megéri a 100 g/m2 helyett a 60 g/m2-re való áttérés a mindennapi használat során, amellyel akár 47%-os papírköltség-megtakarítást érhet el. 

3) Nyomtatási hozzáférés beállítása

Az egyes felhasználói profilok beállítása az iskolai számítógépen remek ötlet, ha pénzt szeretne megtakarítani. Mivel minden tanárnak és diáknak külön kell majd bejelentkeznie, az adminisztrátorok képesek lesznek azonosítani a fő bűnösöket, akik túl gyorsan nyomtatnak! Napjainkban sok olyan iskolák által használt felügyeleti szoftver is létezik, amely lehetővé teszi annak korlátozását, hogy egy személy vagy csoport mennyit nyomtathat. Annak tudatosítása, hogy a nyomtatási erőforrások nem állnak korlátlanul rendelkezésre, csökkenti a pazarlást, mert minden felhasználó nyomtatás előtt gondosan ellenőrzi a dokumentumait, hogy nincsenek-e bennük hibák. A tanárok a diákok nyomtatási tevékenységét is nyomon követhetik azáltal, hogy engedélyezik vagy letiltják a nyomtatóhoz való hozzáférést bizonyos osztályok vagy egyes személyek számára.

4) Mindig először ellenőrizze a nyomtatási képet

A nyomtatási előnézet hatékony és gyakran kihasználatlan eszköz a pénzmegtakarításhoz. Megmutatja, pontosan hogyan fog kinézni a dokumentum kinyomtatva, így megkönnyíti annak kiválasztását, hogy csak azokat a részeket nyomtassa ki, amelyekre szüksége van, és ne az egész dokumentumot, ha arra valójában nincs szüksége. Ha például közvetlenül egy weboldalról nyomtat forrásanyagot, ez lehetővé teszi annak ellenőrzését, hogy nem fog-e üres oldalakat nyomtatni, amelyek végén csak a webcím szerepel! Lehetővé teszi annak meghatározását is, hogy valóban szüksége van-e színes nyomtatott változatra, vagy elegendő lesz a fekete-fehér.

5) A digitális előnyomat mérlegelése

A digitális technológia mai fejlődésével a papírfelhasználás már nem olyan mértékű, mint a múltban. A diákok digitális médiára való átállásának ösztönzése jelentősen csökkentheti a papírfelhasználást és a nyomtatási költségeket. Az ennek elérésére szolgáló módszerek közé tartoznak:

• Tegye lehetővé a diákok számára, hogy üzeneteiket és feladataikat e-mailben küldjék el, ne pedig papíron adják le. A tanárok ezután online kijavíthatják és e-mailben visszaküldhetik, így teljesen kiküszöbölhető a nyomtatás szükségessége
• Az új technológiák, például a felhőalapú tárhely, kiváló megoldást jelenthetnek, különösen csoportos projektek esetén, mivel lehetővé teszik a dokumentumok online tárolását és megosztását több felhasználó között. Minden jogosultsággal rendelkező felhasználó ezután papír használata nélkül szerkesztheti a dokumentumokat a saját számítógépén

6) Nyomtasson kétoldalasan

Szinte minden mai nyomtató rendelkezik duplex beállítással, amely lehetővé teszi a papír mindkét oldalára történő nyomtatást. Bár nem lesz megfelelő minden dokumentumhoz, például levelekhez, a mindennapi osztálytermi nyomtatáshoz ez egy egyszerű és hatékony módja a pénzmegtakarításnak, mert ha a legtöbb dokumentumnál alkalmazzák, közel 50%-kal csökkentheti a papírköltségeket. Az összes nyomtató alapértelmezett beállításának duplexre állítása egyszerű, nem tart sokáig, és sok pénzt takaríthat meg az iskolájának. Érdemes megspórolni azt a papírt is, amelyre korábban az egyik oldalára nyomtattak, és amelyre már nincs szükség, mert a hátoldala levélpapírként használható.

7) Nyomtasson több oldalt egy lapra

A legtöbb szoftvercsomag, beleértve a Microsoft Wordöt és az Adobe Acrobatot is, rendelkezik olyan beállítással, amely lehetővé teszi, hogy két vagy akár négy oldalnyi szöveget egyetlen papírlapra helyezzen.

Ennek a beállításnak az aktiválása megduplázhatja vagy még tovább növelheti a nyomtatási megtakarítást, miközben a szöveg továbbra is olvasható marad. Ha az órán sok PowerPoint-diát használ, és azokat tanulói segédanyagként nyomtatja ki, válassza a következő lehetőséget: diákat szeretnék nyomtatni diák helyett. Ez automatikusan hat diát nyomtat egy oldalra egy helyett. Ez az egyszerű változtatás a kétoldalas nyomtatással kombinálva akár 92%-os papírfelhasználás-megtakarítást is eredményezhet.

8) Csökkentse a betűméretet

A dokumentumokhoz használt betűméret csökkentése nagyon egyszerű módja annak, hogy pénzt takarítson meg az iskolának, mert természetesen minél kisebb a betűméret, annál kevesebb papírt és tintát használ fel. A tizenkét pontos betűméretről tíz pontosra való áttérés meglepő különbséget eredményez, miközben továbbra is tökéletesen olvasható marad. Érdemes azt is megfontolni, hogy milyen betűtípust használ alapértelmezettként. Egyes betűtípusok vastagságuk miatt több tintát és papírt fogyasztanak, mint mások. A leggazdaságosabb betűtípus a Times New Roman, amely átlagosan 44%-kal több nyomatot eredményez egy tintapatronból, mint a Verdana. A Century Gothic is jól szerepelt, kevesebb tintát használ, mint a Times New Roman, de a széles betűi miatt több papírt igényel, így összességében a Times New Roman bizonyult a legjobb választásnak.


9) Nyomtatás vázlat módban

A nyomtató alapértelmezett vázlat módra állítása jelentősen csökkenti a tintafogyasztást anélkül, hogy az alapvető dokumentumok megjelenése jelentősen romlana. Automatikusan 300 dpi-re csökkenti a dokumentumok nyomtatási felbontását, ami teljes mértékben elegendő a mindennapi osztálytermi nyomtatáshoz. Az elnevezés gyártónként eltérhet – lehet „Tonermegtakarítás” vagy „Megtakarítás”, de általában a nyomtató beállításaiban, a „Tulajdonságok” rész „Papír/Minőség” lapján található. A koncepció nyomtatásának további előnye, hogy a nyomtatási sebességet is növelheti!


10) Nyomtasson fekete-fehérben

Valóban szüksége van arra, hogy a dokumentumát színesben nyomtassa ki, vagy elegendő a fekete-fehér? A színes nyomtatás akár tízszer többe is kerülhet, mint a fekete-fehér, mert a színes patronok drágábbak, mint a feketék. Ha a lehető legtöbb pénzt szeretné megtakarítani, érdemes úgy beállítani a nyomtatót, hogy mindent fekete-fehérben nyomtasson.


Denisa a CDRmarkettől.