Míg a közelmúltban a szkenner jól működő cég irodájának standardon felüli berendezése volt, ma bármelyik többfunkciós nyomtató szokványos része. Ezeknek a nyomtatóknak köszönhetően otthon már nemcsak nyomtathatunk, de különböző dokumentumok másolatát is elkészíthetjük. A többfunkciós nyomtató még további gyakorlati előnyöket is kínál. Szkenner segítségével bármilyen dokumentum digitalizált képét továbbíthatjuk a számítógépbe, ahol ezt szükség esetén tovább módosíthatjuk vagy feldogozhatjuk a kívánt formára.
Annak ellenére, hogy ez meglehetősen bonyolultnak tűnik, a látszat csal. A többfunkciós nyomtatók és szkennerek viszonylag nagy változásokon mentek keresztül, és a megfizethető áron kívül egyszerűbb kezelést is kínálnak. A dokumentumok szkennelése igazán nem nyaktörő tevékenység és egy újonc is játszva elbír ezzel a feladattal. Szkenneléskor csak a szkenner üvegfelületére kell helyezni az eredeti dokumentumot, lecsukni a tetejét és megnyomni a gombot. A többiről már maga a szkenner gondoskodik. Tudja, mi történik a gomb megnyomását követően és hogy megy végbe az egész művelet?
Hogy a beolvasott dokumentum átvihető legyen a számítógépbe, a szkenner ezt először átvilágítja. Az eredeti dokumentum átvilágításához és beolvasásához a szkennerek általában hagyományos optikai rendszert használnak katódlámpával, fényvisszaverő tükrökkel vagy lencsékkel és CCD szenzorokkal. Egyes szkennerek azonban a dokumentum átvilágításához CIS (Contact Image Senzor) technológiát is alkalmazhatnak, amely magas fényerősségű LED diódákkal és szenzorokkal rendelkezik.
A szkenner indításával tehát az üvegfelület alatt mozgásba indul az optikai rendszerrel felszerelt érzékelő mechanizmus, amely elkezdi a dokumentum soronkénti beolvasását. A mechanizmus olyan mozgást végez, hogy beolvassa az egész szkennelt dokumentumot, amikor is az érzékelt sorok száma és pontok száma a szkenner felbontásától függ.
A szkenner felbontása, a nyomtatóhoz hasonlóan dpi-ben (dots per inch) van megadva. Ez az adat megmutatja, hogy hány pontot képes a szkenner egy hüvelyk hosszúságon ábrázolni. Nagyobb dpi-s szkenner esetében a dokumentum tökéletesebb, élesebb és aprólékosabb digitális átvitelére számíthat.
A jelenlegi szkennerek körülbelül 600 dpi felbontással rendelkeznek, ami bőven elegendő bármilyen hagyományos dokumentum szkenneléséhez. Ezen kívül némelyik szkenner tudja növelni optikai felbontását a pontszámok módosításával. Ebben az esetben minden eredetileg értékelt pontot felbontanak még néhány további pontra, átszámolják és helyettesítik velük a hiányzó pontokat.
A szkenner az eredeti dokumentumtól visszaverődő fény elvén dolgozik. Így a dokumentum átvilágítását követően a CCD vagy CIS szenzorok kerülnek sorra, melyek az eredeti dokumentum sorairól visszaverődő fényt mozgó mechanizmus segítségével piros, zöld és kék spektrumban beolvassák.
Majd az érzékelők a visszaverődő fényt intenzitása alapján elektromos jellé alakítják. A jel kiértékelődik és erőssége alapján analóg-digitális jelátalakító segítségével minden színspektrumban digitális értékre alakul.
A képpont fájlok átkerülnek a számítógépre, ahol is végezetül elrendeződnek a kívánt formátumban. A beolvasott szöveges fájlokat vagy képeket a szkenner felhasználója ezután szerkesztheti, táblázatos vagy szöveges dokumentumokba helyezheti vagy elküldheti e-mailen.
Többfunkciós nyomtató szkennerrel ellátva egy igazán jó választás lehet. Ezek a nyomtatók egyszerű csatlakoztatást, gyors és minőségi nyomtatást, másolást és egyszerű szkennelést kínálnak. Előnyükre szolgál a viszonylag olcsó vételár és alacsonyabb működtetési költségek is, amin még javíthat megfelelő töltetekkel kínálatunkból.