Mikor van szükség az irodában iratmegsemmisítőre?

Kényelmes kommunikáció emberek között a világ minden tájáról és rendelkezésre álló adatok hatalmas adatbázisa, csak egy töredéke a jelen világ színes mozaikjának előnyei közül. Vannak azonban hátrányai is. A digitális korszak kedvez a bankkártyák, online banki szolgáltatások vagy érzékeny adatbázisok kifinomult támadásának. Szerencsére az említett biztonsági kockázatok viszonylag egyszerűen elháríthatók, amikor is nagymértékben Ön dönthet adatai biztonságáról.

Nagy társaságok, valamint közepes vagy akár kis családi vállalkozások sem feledkeznek el befektetni a céges laptopok vagy asztali számítógépek biztonságába. Ami viszont örömre ad okot az az, hogy a vállalatok hasonló figyelmet kezdenek szentelni a nyomtatók biztonságának, melyek a múltban minimális védelmet kaptak. A nyomtatók szintén gyakran váltak kibertámadások célpontjául. 

Az Európai Parlament és a Tanács (EU) 2016/679 rendelete, melyet GDPR (General Data Protection Regulation) rövidítés alatt ismerünk, növelte az érzékeny információk védelmére vonatkozó követelményeket. Ezért a számítógépeken vagy nyomtatókon tárolt bizalmas információk védelme a cégek számára még nagyobb prioritássá vált. Az adatvédelem azonban nem lenne teljes, ha nem fordítana ugyanolyan figyelmet a papíron található információkra. És azokból minden cégnél, az erős digitalizálás ellenére, biztosan több van a kelleténél.  

Megoldást az iratmegsemmisítő kínál

Minden társaság dolgozik olyan érzékeny információkkal, melyek semmiképpen nem végezhetnek rossz kezekben vagy a vetélytársaknál. Megemlíthetjük a számvitelt, üzleti szerződések másolatát, árajánlatokat, munkaszerződéseket és még sok más, Önre, klienseire, üzlettársaira vagy munkavállalóira vonatkozó személyes vagy üzleti adatot.  

Nagyon naiv lenne azt gondolni, hogy az ilyen bizalmas információk nem igényelnek ésszerű bánásmódot. Természetesen ezt megkövetelik, méghozzá az archiválás kezdetétől egészen a végeztéig. Ha tehát egyszer majd úgy dönt, hogy ezeket felszámolja, biztosan nem jó megoldás csak pár darabra széttépni és a szemétbe dobni. Ideális megoldás az iratmegsemmisítő, amely a papírt több száz kicsi darabra aprítja. Biztos lehet benne, hogy ezt senki nem képes összerakni, tehát az érzékeny információk kiszivárgása szóba sem jöhet.

Aprítani nemcsak papírt lehet

Az iratmegsemmisítő, hasonlóan sok más irodatechnikai berendezéshez, variabilitással rendelkezik, ami lehetőségek széles skáláját kínálja. A gyakorlatban például dönthet a tintasugaras vagy lézernyomtatók mellett, ami pedig az iratmegsemmisítőt illeti, egyáltalán nem kell, hogy megmaradjon csak az egyes papírlapok aprításánál. A modern iratmegsemmisítők ennél sokkal többre képesek. Egyes modelleknek köszönhetően egy-kettőre elbánik CD lemezek, bankkártyák vagy floppy lemezek aprításával is. Az iratmegsemmisítőnek nem jelentenek problémát a tűzőgéppel vagy irodai gemkapcsokkal összefogott irodai dokumentumok sem.

Az vásárló szempontjából irodai iratmegsemmisítő kiválasztásakor sokat nyomhat a latban a biztonsági fokozat, melyet ez a berendezés tud nyújtani. Ez azt jelenti, hogy az iratmegsemmisítőt az szerint kell megválasztania, hogy milyen apró darabkákra képes felaprítani az érzékeny információkat tartalmazó dokumentumokat. Logikailag más biztonsági fokozatot követelnek meg katonai vagy kormányzati dokumentumok, és megint mást céges dokumentumok. Hogy ebben a témában jobban eligazodjon, felkínáljuk a biztonsági fokozatok rövid áttekintését.

Az iratmegsemmisítő alkalmasságát szabvány döntheti el

Általánosságban az adathordozók megsemmisítését, beleértve a papírt is, a DIN 66399 szabályozza. A DIN 66399 szabvány 7 biztonsági fokozatot definiál különböző anyagosztályokra (P-1 – P-7). A biztonsági fokozatok keretén belül, mint már jeleztük, különbséget tesz az egyes részecskék mérete és az aprított anyag helyreállításának lehetősége szerint. A biztonsági fokozat, illetve a részecskék mérete alapján megállapíthatja, hogy milyen iratmegsemmisítő felel meg az Ön igényeinek. Végezetül még hozzátesszük, hogy minél magasabb biztonsági fokozat, annál nagyobb a biztonsági szint és kisebb a darabolt papírrészecskék mérete.

Biztonsági fokozat P-1

Ajánlott érzékeny információkat nem tartalmazó hagyományos dokumentumokhoz. Az aprított adatok helyreállítása szakértelem nélkül is lehetséges, de időigényes. A felaprított papír részecskefelülete max. 2 000 mm² vagy a csíkok szélessége max. 12 mm lehet. A csíkhossz nincs korlátozva.

Biztonsági fokozat P-2

Alkalmas alapvető dokumentumokhoz, melyek némely kevésbé védett adatokkal (pl. lakcím) rendelkeznek. Az adatok helyreállítása csak segédeszközökkel lehetséges, azonban még mindig időigényes. A felaprított papír részecskefelülete max. 800 mm² vagy a csíkok szélessége max. 6 mm lehet, a csíkhossz nincs korlátozva.

Biztonsági fokozat P-3

Ideális érzékenyebb információkat tartalmazó belső dokumentumokhoz. Az adatok helyreállítása nagy erőfeszítést és kiadásokat igényelne. A felaprított papír részecskefelülete max. 320 mm² vagy a csíkok szélessége max. 2 mm lehet. A csíkhossz nincs korlátozva.

Biztonsági fokozat P-4

Bizalmas dokumentumokhoz rendeltetett (pl. bankszámlakivonatok). A felaprított adatok helyreállítása olyan berendezést igényelne, mellyel csak különleges alakulatok rendelkezhetnek. A felaprított papír részecskefelülete max. 160 mm² vagy a csíkok szélessége max. 6 mm lehet.

Biztonsági fokozat P-5

Megfelelő bizalmas és stratégiai dokumentumokhoz. A felaprított adatok helyreállítása nagyon valószínűtlen. A felaprított papír részecskefelülete max. 30 mm² vagy a csíkok szélessége max. 2 mm lehet.

Biztonsági fokozat P-6

Magas védettségi szintű titkosított dokumentumokhoz (alkalmas biztonsági erők, legmagasabb prioritású jogi és céges dokumentumok számára). A felaprított adatok helyreállítása kizárt. A felaprított papír részecskefelülete max. 10 mm² és a csíkok szélessége max. 1 mm lehet.

Biztonsági fokozat P-7

Legmagasabb titkosítási osztály szigorúan titokban tartandó információkat tartalmazó dokumentumokhoz. A felaprított adatok helyreállítása nem jöhet számításba. A felaprított papír részecskefelülete max. 5 mm² és a csíkok szélessége max. 1 mm lehet.